Capacidad integradora del ciclo de vida de contenidos en el ámbito de la arquitectura tecnológica y los procesos de negocio

El concepto de la Gestión de Contenidos Empresariales ha sufrido una revolución durante los últimos años, ya que hemos asistido a la combinación de conceptos como Document Management, Web Content Management, Archiving y Records Management, que se han integrado en soluciones integrales, cubriendo así el ciclo de vida completo de cualquier contenido o documento a través de estas soluciones integrales

Por otro lado, la gestión inadecuada de los ciclo de vida de los documentos confundiendo estos con los procesos negocio, junto con el inadecuado tratamiento que se ha dado a los diferentes contenidos en función de su naturaleza, digital o física, ha provocado una infrautilización de estas soluciones impidiendo un completa integración entre los ciclos de vida de los contenidos y los procedimientos operativos.

El personal de AirON lleva más de 6 años trabajando en este tipo de soluciones, así como la integración de estas arquitecturas ECM bajo un modelo SOA-Procesos, asegurando así la integración de la gestión de contenidos en el ámbito del modelo operativo y tecnológico corporativo y por tanto en el contexto de la nueva arquitectura orientada a servicios. De este modo, los servicios documentales o de tratamiento de contenidos pasan a ser servicios corporativos a través de la Arquitectura SOA. En el ámbito de esta competencia tecnológica AirON ofrece los siguientes servicios horizontales:

Descubrimiento

Permite establecer el ámbito del proyecto desde el punto de vista del negocio, desde el punto de vista tecnológico y establecer las bases para la definición del proyecto. Esta evaluación se lleva a cabo desde la perspectiva de Document Management, Record Management y Web Content Management. Así se obtiene una análisis de los motivadores del negocio junto con los resultados esperados y una primera aproximación para el Análisis de Costes y ROI, motivadores tecnológicos juntos con los resultados esperados y por último se definen las bases del proyecto estableciendo una plan de proyecto de alto nivel (fases y tiempos, equipos y entregables)

Consultoría y Planificación

Permite el análisis y diseño detallado de la solución estableciendo la arquitectura objetivo y el plan detallado de implantación. Para ellos se evaluan en detalle los tres elementos claves en el tratamiento de problemáticas asociadas al ECM:

Document Management. Se establecen los diferentes tipos de documentos existentes en la organización, así como su relación con los diferentes procesos del grupo. A partir de ese levantamiento de alto nivel, se realiza una planificación del plan de implementación de la gestión documental de la organización.

Records Management. Permite analizar detalladamente los tipos de documentos y contenidos existentes en la organización y analizar las diferentes reglas de retención, acceso, soporte legal y localización física dentro de la organización. Este elemento se convierte en una pieza clave ya que permiten controlar el uso y manipulación de los documentos, así como su ciclo de vida y la destrucción de los mismos, asegurando el cumplimiento de los procesos de auditoria o normativas como Sarbannes Oxley o Basel II, cubriendo la gestión de registros electrónicos como la gestión de registros físicos.

WCM Content Xperience. Permite establecer la estructura de contenidos, así como la solución creativa, usabilidad y solución gráfica, de los distintos portales e intranets.

Implementación

Permite llevar a cabo la implantación del modelo de gestión ECM definido y diseñado de acuerdo plan establecido. Del mismo modo, que para el línea de consultoría y planificación, la implementación se orienta a cubrir:

Document Management. Tiene como objetivo implantar la estrategia de gestión documental en la empresa con una visión que convierta el gestor documental en un ente complementario a los procesos, gestionado el ciclo de vida del documento y evitando el error de separar el gestor documental de los procesos e integración de aplicativos.

Records Management. Permite la implementación de las reglas de retención, acceso y reglas de licitación tanto en registros electrónicos como en registros físicos. La implementación de estas políticas asegurará una gestión de registros de acuerdo a normativas como FDA, Sarbannes Oxley o Basilea.

WCM. Tiene como objetivo implantar toda la estructura de contenidos, diseño gráfico, mapa de navegación, plantillas, metadatos entre otros elementos en el gestor de contenidos escogido para ello.

Modelo de Madurez

Permite establecer el ‘gap’ entre la situación actual y definir el plan de transición al modelo futuro

Formación

Permite diseñar y ejecutar un plan específico de formación para los distintos profesionales afectados por la adopción de los nuevos modelos de gestión de ECM.

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